Cartório 4.0:
Ciclo Expedição
Contexto
Em fevereiro de 2021, representantes da Presidência e da Corregedoria selecionaram a Expedição como atividade cartorária do segundo ciclo do Cartório 4.0, por sua relevância e impacto na prestação jurisdicional.
Conheça a metodologia do Programa Cartório 4.0
Dessa forma, teve início o projeto Expedição 4.0, que tem como objetivo encontrar soluções inovadoras na área de expedição de documentos e cumprimento de mandados, a fim de se evoluir para a era digital.
Uma das iniciativas desse novo desafio buscou a revisão do leiaute dos mandados judiciais, abrangendo tanto o aperfeiçoamento do design dos documentos quanto a simplificação da linguagem.
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Todo o trabalho desenvolvido foi pensado a partir da abordagem do Design Thinking, com fases de pesquisa e imersão na realidade da expedição no TJDFT, oficinas de criação, etapas de prototipação e testes, e canal de feedback institucional ativo, como se passa a apresentar.
Pesquisa e Imersão
De início, foi realizada uma consulta aos gestores de unidades judiciárias do TJDFT para conhecer, dentre outros, o número de servidores que atuam na expedição e o quanto essa atividade impacta as rotinas cartorárias. Os resultados demonstraram que 70% dos gestores percebem a expedição de documentos como responsável por mais de 40% do trabalho realizado por suas Varas. Os gestores informaram ainda que, em razão do volume de trabalho, no mínimo 3 servidores realizam, de forma prioritária ou exclusiva, essas tarefas de expedição (38,46% revelou ocupar 5 ou mais servidores na atividade).
Em adição, análise dos dados do sistema de distribuição de mandados – CEMAN permitiu identificar que os mandados de natureza cível excedem amplamente os mandados de outras naturezas, tanto no período que antecede a pandemia do novo coronavírus, quanto na sua ocorrência. O objetivo da escolha da área cível para se começar os trabalhos, portanto, foi o de que as melhorias buscadas, já de início, impactassem de forma positiva o maior número de pessoas, dentro e fora do TJDFT.
Oficina de Design de Mandados
O Aurora realizou, no dia 30/4/2021, a primeira oficina de design de mandados do ciclo Expedição 4.0. A iniciativa contou com a participação de magistrados, magistradas, servidores e servidoras do TJDFT inscritos voluntariamente por meio de formulário eletrônico.
Na oficina foram discutidos a linguagem que seria adotada, a apresentação visual, os recursos que poderiam ser agregados (como QR Codes e links), além da padronização desses documentos e os seus possíveis formatos.
Como resultado do trabalho, o Laboratório, em conjunto com outras unidades do Tribunal, elaborou os primeiros modelos de mandado para a área Cível, para cumprimento pelo E-carta (envio pelos Correios), por oficial de justiça e na modalidade do Juízo 100% digital.
Após a entrega dos primeiros modelos, foi criado Grupo de Trabalho multidisciplinar composto por Juízes representantes da Presidência e Corregedoria; Juízes e servidores de Varas Cíveis; Oficiais de Justiça; servidores da área de Tecnologia da informação e representantes do Laboratório Aurora, para avaliação do conteúdo jurídico e homologação dos documentos.
Assim, a dinâmica de trabalho estabelecida para a criação, aprovação, disponibilização e testes envolveu o seguinte fluxo de trabalho:
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Tecnologia
Uma das grandes inovações deste projeto foi a inserção dos novos modelos de mandados no Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe, para uso automatizado pelos servidores e servidoras que atuam na atividade de Expedição.
O fluxo de trabalho necessário para a inserção dos documentos diretamente no PJe envolveu a criação de variáveis pela área de tecnologia, bem como de diferentes ambientes de teste para permitir a geração de mandados na forma exigida para impressão pelo sistema E-carta e para cumprimento por Oficiais de Justiça, como se observa abaixo:
Assim, o processo de expedição passou a ser feito de forma automatizada, garantindo que cada Vara tenha sempre em sua árvore o modelo padrão disponibilizado pela Corregedoria e atualizado, de acordo com a necessidades identificadas pelos próprios servidores, pelas informações trazidas pelas partes ou pelas alterações exigidas pelas leis vigentes.
Modelos
Foram elaborados documentos próprios para cada uma das 3 (três) formas de cumprimento. Esses formatos mantém um padrão e são similares entre si, mas possuem recursos específicos conforme o meio em que vão circular, a saber:
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E-carta: para envio pelo sistema dos Correios. Feito para ser impresso em escala de cinza e com conteúdo limitado a 60% da página (padrão do sistema dos Correios);
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Oficial de Justiça: entrega pessoal, prioritariamente. Tem pontos de cor e espaços para informações e instruções direcionadas às oficialas e aos oficiais de justiça;
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Juízo 100% digital: envio eletrônico como e-mail. Tem maior uso de cor e possui links para permitir o acesso aos conteúdos (além dos QR Codes).
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Nesses novos modelos, as informações foram divididas em blocos:
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identificação e contatos da unidade judiciária (Vara);
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dados do processo;
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enunciado com o objetivo do documento;
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instruções para quem recebe o mandado, com ícones para destacar as informações e verbos para deixar claro o que fazer depois de receber o documento;
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QR Codes para acessos a informações úteis como documentos do processo, contatos da Defensoria Pública e Núcleos de Prática Jurídica, e ao Balcão Virtual da unidade;
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instruções de como acessar os QR Codes;
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informações para oficialas e oficiais de justiça.
Outra novidade desse novo documento é, além dos contatos da Defensoria Pública e dos Núcleos de Prática Jurídica, uma breve explicação sobre como esses atores podem auxiliar o cidadão e a cidadã. Nesse sentido, também foi elaborado um guia com instruções rápidas de como participar de audiências por videoconferência, que pode ser enviado junto com os mandados no caso de uma intimação para participar de uma audiência virtual, por exemplo.
Melhoria contínua
Por se tratar de documentos em constante desenvolvimento, foi criado um canal de comunicação interno para acompanhamento e auxílio técnico no uso dos novos mandados, de forma dinâmica e colaborativa.
Diversas melhorias do projeto foram captadas e solicitadas por meio desse canal, que conta com a participação de servidores em sua maioria de Varas Cíveis e de Execução de Títulos Extrajudiciais e Resolução de Conflitos Arbitrais. Esse contato próximo, síncrono e permanente com o público interno contribuiu para o engajamento das unidades e para o sucesso do projeto.
Resultados
No total, 93 novos modelos de mandados foram criados e disponibilizados para as 54 Varas Cíveis, tanto de competência singular quanto mista, e para os Cartórios Judiciais Únicos de competência cível e de Execução de Títulos Extrajudiciais e de Conflitos Arbitrais de Brasília.
Pesquisa com usuário
O Aurora buscou conhecer a experiência dos usuários que utilizam os documentos criados. Para tanto, entre fevereiro e março de 2023, foi realizada pesquisa com os servidores responsáveis pela expedição nas Varas Cíveis, cujos resultados atestaram que a padronização dos documentos e respectiva disponibilização dentro do PJe representou agilidade e eficiência na expedição dos documentos.
Para 74,42% dos participantes, a rotina para expedir esses documentos ficou, como avaliação geral, mais fácil e, para 69,77%, o processo foi agilizado. Além disso, para 86,05%, o uso dos novos modelos reduziu a possibilidade erros de digitação.
Atualmente encontra-se em andamento a realização de testes dos novos modelos com os jurisdicionados, para avaliar a recepção do público externo às mudanças de comunicação propostas.
Premiação
Em 20/6/23, o projeto Expedição 4.0 conquistou o 2º lugar no Prêmio Justiça e Inovação, na categoria “Inovação para a Justiça - Judiciário Inovador”, de abrangência nacional.
O prêmio é uma iniciativa do Supremo Tribunal Federal e do Conselho Nacional de Justiça que busca incentivar a pesquisa acadêmica e a inovação tecnológica capazes de contribuir para o aperfeiçoamento da prestação jurisdicional e a solução de desafios práticos enfrentados pelo Judiciário brasileiro.
Cada projeto foi avaliado nos critérios: i) criatividade, inovação e ineditismo; ii) objetivos e relevância social; iii) resultados alcançados ou esperados; iv) eficiência e sustentabilidade e v) qualidade técnica.
Interesse nacional
Desde o início do projeto, diferentes Tribunais de Justiça, bem como órgãos do Poder Executivo e Legislativo, têm demonstrado interesse nos novos modelos de mandados desenvolvidos pelo TJDFT. O uso de linguagem simples, o desenvolvimento de ícones com fundamento em direito visual e o fluxo de trabalho necessário para geração dos documentos no PJe são os assuntos mais procurados.
Em razão do alto grau de replicação e escalabilidade do projeto, no momento, diversos Tribunais Estaduais e a Justiça Federal já solicitaram a assinatura de Acordo de Cooperação para compartilhamento dos códigos html dos novos modelos de mandados judiciais.
Central de Expedição
Este Ciclo do Cartório 4.0 também envolve o desenvolvimento de estudos e realização de protótipo da Central de Expedição do TJDFT, que seria uma unidade especializada na expedição de documentos judiciais e acompanhamento de todos os expedientes por ela gerados, com uso dos novos modelos de mandados elaborados pela Casa em observância às diretrizes do Programa TJDFT+Simples.
É importante destacar que essa proposta é fruto da escuta de magistrados, magistradas, servidores e servidoras da Casa, por meio das sugestões encaminhadas na Consulta 4.0, da análise dos dados da pesquisa feita junto aos gestores das unidades judiciárias e de várias reuniões com representantes da Presidência e da Corregedoria.
Como benefícios vislumbrados para a implementação de uma Central de Expedição, podem ser citados:
1. Melhor equalização da força de trabalho, por meio da concentração de tarefas em unidade especializada;
2. Aumento da eficiência na expedição de documentos;
3. Padronização do layout de documentos e dos procedimentos aplicados à expedição e retorno de expedientes;
4. Manutenção da identidade visual dos documentos expedidos, facilitando o entendimento pelos usuários dos serviços do TJDFT e a localização das informações relevantes por parte de servidores e oficiais de justiça, no momento do cumprimento ou certificação das diligências.