Oficina PopRuaJud 2024
O quê: Oficina híbrida para integrantes do Comitê Nacional PopRuaJud - representantes de diversas instâncias judiciais, organizações sociais e especialistas na temática de população em situação de rua.
O Comitê foi criado por determinação contida na Resolução CNJ N. 425/2021, que instituiu a Política Nacional de Atenção às Pessoas em Situação de Rua e suas interseccionalidades (PopRuaJud) como forma de abrir as portas da Justiça aos mais vulneráveis.
Quando: 1º de fevereiro de 2024
Duração: 6 horas
Objetivos:
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Elaborar a missão do Comitê Nacional PopRuaJud;
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Definir 1 macrodesafio bienal para cada subgrupo temático (8 ao total);
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Definir o plano de ação para implementação de cada macrodesafio no exercício de 2024.
Participação do Aurora: O Laboratório foi convidado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para planejar, desenvolver e facilitar todas as atividades da oficina.
Metodologia: World Café, método de diálogo colaborativo concebido por Juanita Brown e David Isaacs em 1995 que visa envolver as pessoas em conversas importantes, proporcionando um ambiente colaborativo e participativo. A ideia é que todos sejam protagonistas na comunicação, na idealização e na geração de soluções para um problema.
Todo o conteúdo abordado foi debatido em rodadas com tempo determinado para promover a máxima combinação de ideias possível. O objetivo era que todos os participantes contribuíssem com todos os 8 subgrupos temáticos.
Devido à quantidade de participantes e ao espaço disponível no local, a metodologia foi adaptada para que apenas o material elaborado durante as discussões em grupo se movesse de uma mesa a outra, acompanhado do(s) coordenador(es) responsável(eis) por cada tema.
Preparação: 1 reunião com o Grupo de Trabalho (GT) para compreender o desafio e 1 reunião com a equipe do Laboratório para discutir a metodologia que seria adotada. Após, nova reunião com o GT para apresentação e validação da proposta de oficina e mais 2 reuniões de equipe para simulação da oficina e ajustes necessários. Ao todo, foram 8 dias do recebimento da demanda à execução da oficina.
Período da manhã
Dinâmica: As 29 pessoas presentes foram distribuídas nas 4 mesas disponíveis e conduzidas por atividades com tempo de duração definido. Depois das boas-vindas, houve apresentação da programação do dia e de cada participante, seguida de exposição do histórico de atuação do Comitê, realizada pela Coordenadora da reunião.
Na sequência, foi feita uma apresentação sobre a importância do planejamento estratégico e da definição da Missão como norteador das ações do Comitê.
1ª atividade - Elaborar a Missão do Comitê Nacional PopRuaJud: cada pessoa recebeu uma folha impressa com a proposta de missão e espaço para anotações. Houve tempo para reflexão individual, discussão nas mesas e debate entre todos os presentes. As contribuições foram colhidas por escrito para construção de uma proposta final.
2ª atividade - Aperfeiçoar as propostas de Macrodesafios bienais dos subgrupos temáticos de 1 a 4: os coordenadores dos subgrupos apresentaram, de forma oral, um resumo das atividades desenvolvidas no ano de 2023.
Na sequência, cada uma das 4 mesas recebeu 1 proposta de macrodesafio. O(a) coordenador(a) de cada assunto foi deslocado para a mesa correspondente para guiar e participar da discussão. As contribuições foram anotadas em post-its e coladas em uma cartolina com o nome do subgrupo.
Ao fim do tempo estabelecido, o(a) coordenador(a) se deslocou para a mesa subsequente, com a respectiva cartolina, e retomou a discussão com o novo grupo de participantes. A movimentação seguiu até que toda coordenação passasse por todas as mesas.
3ª atividade - Definir a redação final dos macrodesafios de 1 a 4: cada coordenador(a) consolidou as contribuições de seu respectivo grupo temático e propôs a redação final dos macrodesafios de 1 a 4, enquanto os demais participantes seguiram para o almoço.
Período da tarde
4ª atividade - Aperfeiçoar as propostas de Macrodesafios bienais dos subgrupos temáticos de 5 a 8: A retomada das atividades ocorreu com a distribuição das propostas de macrodesafios de 5 a 8. Repetiu-se a dinâmica da 2ª atividade até que todos os assuntos fossem discutidos.
5ª atividade - Definir a redação final dos macrodesafios de 5 a 8: cada coordenador(a) consolidou as contribuições de seu respectivo grupo temático e propôs a redação final dos macrodesafios de 5 a 8, enquanto os demais participantes seguiram para o lanche.
6ª atividade - Votação da missão: as ideias colhidas na 1ª atividade foram analisadas por 2 pessoas especialistas e deram origem a 2 propostas de texto para a missão. Os textos foram apresentados aos participantes de forma impressa (1 conjunto de propostas para cada mesa). Foram usadas etiquetas adesivas redondas para votação.
7ª atividade - Definição do plano de ação de cada Macrodesafio para 2024: as mesas foram novamente divididas nos subgrupos de 1 a 4. Os coordenadores(as) de cada assunto receberam ajuda dos integrantes da mesa para consolidar um plano de ação a partir das informações coletadas na 2ª atividade e de propostas prévias de ação elaboradas pela organização.
Ao final da rodada, as mesas receberam os Macrodesafios de 5 a 8. Repetiu-se a dinâmica até que todos os planos de ação fossem criados.
8ª atividade - Apresentação dos resultados para o Ministro e para o Conselheiro: todos os participantes da oficina se apresentaram de forma breve para os convidados. Na sequência, os(as) coordenadores(as) mostraram e discutiram os 8 planos de ação criados.
Também houve exposição dos resultados da oficina no evento híbrido realizado no STJ com transmissão pelo canal do CNJ no YouTube em 2/2/2024.
Participação online: As pessoas que estavam na reunião de forma online conseguiram acompanhar e participar da oficina. As sugestões para cada atividade foram colhidas, impressas e agregadas aos demais materiais. Para isso, a equipe se valeu da ferramenta Padlet, que permite que as participações sejam realizadas em post-its virtuais, bem como o próprio chat do Zoom. Essa escolha facilitou a organização de ideias e a própria impressão e inclusão dos textos nas cartolinas sobre as mesas.
Equipe: 4 laboratoristas do Aurora, sendo:
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1 facilitadora;
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1 cofacilitadora;
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1 instrutora para auxiliar os participantes online, imprimir suas contribuições em tempo real e consolidar os trabalhos ao final;
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1 suporte técnico (TI) e fotógrafo.
Materiais utilizados: 4 mesas com 8 lugares; 1 folha com a proposta de missão e espaço para anotações para cada participante; 1 cartolina para cada subgrupo temático; post-its 7,5x7,5cm; papel para rascunho; canetas esferográficas e marcadores, etiquetas adesivas para votação; Padlet – ferramenta online que permite compartilhar conteúdo. Ao final, foi criado um ambiente com três poltronas e mesas laterais para recepcionar o Ministro e o Conselheiro.
Equipamentos: 2 computadores; 1 sistema de videoconferência; 1 impressora.
Aprendizados:
(1) Sempre ocorrerão imprevistos e adaptações serão necessárias. Então, por melhor que seja o planejamento da oficina, a equipe ainda precisará ser maleável, adaptável e superentrosada para realizar as entregas. Leveza é sempre recomendado! Foi assim que conseguimos lidar com imprevistos e ainda fazer tudo dentro do tempo previsto.
(2) Dinâmica escolhida? Já tem o roteiro da oficina pronto? Então, ensaiar a programação do começo ao fim é o próximo passo. Chame pessoas diferentes para fazer parte e ajudar a entender como tudo vai funcionar na prática. Inclua toda a equipe que vai atuar no dia e simule as atividades. Depois, troque elas de função para colher todas as perspectivas possíveis e faça os ajustes necessários.
(3) A dinâmica do World Café precisou ser adaptada. Como a quantidade de participantes presentes foi maior do que o número de confirmações, escolheu-se prosseguir com uma versão mais enxuta. Ao invés de movimentar todas as pessoas pelas mesas (e simular uma viagem em grupo pelo mundo – típica do World Café), apenas os(as) coordenadores(as) transitaram entre elas. Essa ideia é boa no caso de se ter participantes com dificuldade de locomoção e muita gente em um espaço pequeno.
(4) Ter uma pessoa para ajudar a consolidar os textos (à medida que as atividades iam sendo concluídas) possibilitou que a apresentação dos resultados pudesse ser feita imediatamente, validada pelos coordenadores na sequência e apresentada ao final da oficina. O trabalho foi intenso, mas entregar tudo na hora deixou o sentimento de missão cumprida para a equipe do laboratório. Aos participantes da oficina, foi dada a possibilidade de perceber tudo o que conseguiram construir e de ter uma visão macro do que ainda terão pela frente.
(5) A impressora disponível ajudou a materializar todas as informações de forma rápida e muito prática. É uma ferramenta simples, cada vez mais não utilizada, em razão da praticidade de se fazer tudo no virtual, mas que ainda agrega valor, principalmente na realização de oficinas presenciais.